Projektplan för anslutning till Skolfederation

Den här projektmallen kan användas som en hjälp för att ansluta sig till Skolfederation. Den bygger på den projektplan som Helsingborgs stad använde i sitt arbete.

Helsingborgs exempel på projektplan kan även laddas ner och läsas i sin helhet.

Bakgrund

Ge kortfattad information kring tidigare historik och det behov som är upphov till projektet så att alla projektintressenter kan placera in projektet i sin omvärld.

Effektmål

Redovisa vad beställaren vill uppnå för att ge projektet och projektledaren tydlighet i vad man eftersträvar. För att ansluta till Skolfederation kan ett effektmål vara att skapa en enkel och säker inloggning till olika leverantörers digitala läromedel.

Projektmål

De övergripande projektmålen anger funktion (vad som ska levereras), tid (när ska det vara klart) och kostnad (totalkostnad för projektet).

Omfattning – Ge en kort sammanfattning om projektet och dess omfattning, till exempel projektets olika faser.

Avgränsningar – Förtydliga vad som ingår i projektet och framförallt vad som inte ingår.

Prioritering

Indikera vad som är viktigast i detta projekt för beställaren, till exempel tid, produktkvalitet eller resurser. Redovisa detta tillsammans med effektmål/projektmål kort i ett så kallat projektdirektiv till projektledaren när han/hon ska planera projektet.

Projektorganisation och bemanning

Redovisa projektets organisation, roller och ansvar/befogenheter.

Beställare och styrgrupp – Styrgruppen är ytterst ansvarig för projektet mot verksamheten. Antingen deltar beställaren i styrgruppen eller delegerar uppgiften till en projektägare. Beställare/projektägare är styrgruppens ordförande. Övriga medlemmar bör vara personer som kan bidra till att projektet kan genomföras på ett bra sätt alternativt kommer att ta över ansvaret efter projektets slut. Styrgruppsmöten där projektledaren redovisar projektstatus och har förberett eventuella beslutspunkter bör hållas minst en gång per månad.

Projektledare – Projektledarens uppgift är att leda det dagliga arbetet mot projektmålet och regelbundet rapportera till styrgruppen. Rapporteringen av arbetet kan göras på olika sätt men det vanligaste sättet är med skriftliga projektrapporter.

Referensgrupp – Referensgruppen är viktig för att få krav, idéer och feedback då den används både för att få råd vid utveckling av nya funktioner samt för hur lösningen ska hanteras när ansvaret överlämnas.

Tidsramar

Ange när projektet ska inledas och när det ska vara färdigt.

Aktivitets- och tidsplan – Lista de olika aktiviteterna i projektet. Bryt gärna ner dem i lämpliga delaktivteter. För att få bra kontroll över utvecklingen är det viktigt att ha många milstolpar i projektet. En milstolpe är något som kan mätas binärt (antingen är det klart eller inte, till exempel installation av en server).

Leverans och införande

Beskriv hur leverans och införande ska gå till.

Förvaltning av projektets resultat – Beskriv till vem och hur överlämningen ska gå till samt vad som behövs för att godkänna leveransen. Detsamma gäller för överföringen av ansvaret för att dagligen hantera kopplingen till Skolfederation.

Projektbudget

Gör en projektbudget över den totala kostnaden för projektet, interna mantimmar, eventuella konsulttimmar samt de inköp som behöver göras.

Intressentanalys

Definiera vilka intressenter som finns i projektet och på vilka sätt de berörs, till exempel vilka som beslutar eller har en drivande roll i projektet samt vilka som påverkas av projektet i olika grad.

Kommunikationsplan – Beskriv hur de som berörs av projektet ska få den information de behöver, av vem samt vad som är syftet med informationen.

Riskanalys

Gör en riskanalys för att se vilka risker projektet potentiellt kan utsättas för. Försök hantera riskerna i förväg och utse någon som ansvarar för varje risk. Ta fram en åtgärdsplan för att försöka undvika riskerna.

Kvalitetssäkring

Specificera hur kvaliteten i projekt och leveranser ska säkras.

Projektdokumentation

Beskriv var och hur all projektdokumentation ska samlas och sparas. Det är bra att dela in dokumentationen efter någon i förväg bestämd dokumentstruktur. Någon form av revisionshantering av dokumenten kan vara ett bra hjälpmedel.