Erfarenheter från Helsingborg

I Helsingborg startade digitaliseringen av skolan i kommunen år 2009. Därefter beslutade man att en plattform skulle införskaffas och den skulle omfatta hela kommunen. Man eftersökte en gemensam plats med en enda inloggning, en så kallad skolportal, och därför beslöt Helsingborgs kommun att gå med i Skolfederation.

Projektet omfattade implementation av en lärplattform med användarvänlig struktur, systemförvaltningsstöd och användarstöd samt en teknisk lösning för en enda inloggning till alla pedagogiska och administrativa system. (När projektet inleddes var inte Skolfederation fullt utvecklad och därför ansökte man om medlemskap som sista moment.)

Tack vare Helsingborgs öppenhet och vilja att dela med sig får vi här ta del av deras erfarenheter, rekommendationer och framgångsfaktorer. Texten bygger främst på intervjuer med: Marie Spetz, Pedagogisk utvecklingskonsult/projektledare på Skol- och Fritidsförvaltningen (SFF) i Helsingborg och Pär Kristoffersson, Teamsamordnare Supporten på Skol- och Fritidsförvaltningen (SFF) i Helsingborg.

En längre projektsammanställning finns också att ladda ner och läsa.

 

Rekommendationer

  • Arbeta gärna med en referensgrupp för att fånga upp behov, med representanter och hög kompetens från hela verksamheten.
  • Gör ett grundligt för- och förankringsarbete i att formulera beställningar och definiera roller och grupper. Gräv inte ner er i attribut- och tekniklistor, utan utgå från verksamhetens behov och de olika målgrupperna (som elever, föräldrar och pedagoger).
  • Se till att de elevsystem som innehåller användbar information är välstrukturerad.
  • Börja så enkelt som möjligt med attribut och gör attributsutvecklingen till ett pågående arbete i takt med att fler tjänster tillkommer.
  • Helsingborg rekommenderar användning av BankID för inloggning. Deras användare kan välja mellan användarnamn och lösenord, e-legitimation eller BankID.

Framgångsfaktorer

  • En av de viktigaste framgångsfaktorerna i Helsingborgs projekt var det nära samarbete som utvecklades mellan Skol- och Fritidsförvaltningen, IT-enheten och Visma. Visma är en integratör och en samarbetspartner till Helsingborgs stads IT-enhet. Samarbetet ledde till att alla parter hade tydliga instruktioner om vad man ville åstadkomma och vilka funktioner som Skolportalen skulle ha.
  • Genom att lägga ansvaret för lokal kommunikation och utrullning av Skolportalen på respektive skola involverades rektorer och områdeschefer under hela processen kring genomförande, uppbyggnad och struktur.
  • I Helsingborg utbildade man handledare och beställare ute i verksamheten, som i sin tur lärde upp personal på skolorna. Projektet tog fram digitalt utbildningsmaterial som stöd.
  • Helsingborg valde att skapa en Skolportal som var så fristående som möjligt för att på ett enkelt sätt kunna byta ut delar i den.
  • Helsingborg vågade satsa trots farhågor och osäkerhetsfaktorer.

Tänk på att

  • Sätta samman referensgrupper främst för att samla in behov till projektet.
  • Definiera avgränsningar i projektet. Den viktigaste avgränsningen i Helsingborg var ägandet av systemet, att innehållet i systemet skulle ligga ute hos skolorna och inte på förvaltningsnivå.
  • Ge skolledare obligatorisk utbildning.
  • Utbytbara moduler i plattformen ger flexibilitet och undviker inlåsning hos en enda leverantör.
  • Ta gärna hjälp av och jämför med andra skolhuvudmän med erfarenhet av ett skolportalsprojekt i projekt- och budgetarbete.
  • Användare ska inte behöva göra olika val utan ska få tillgång till det som är relevant för användarens behörighet när de loggat in. Det ska ge sig själv.
  • Att verkligen förstå tekniken är av stor vikt för att man i projektet ska kunna ta det upp till förvaltningen för beslut, och på så sätt fatta de beslut som är bäst för projektet.
  • Alla som ska kommunicera måste känna sig säkra och välinformerade.
  • När ett projekt väl är genomfört är man inte klar – det uppkommer nya behov av anpassningar och utveckling. Därför är det viktigt att ha rollerna klara innan man lämnar över projektet till en förvaltningsorganisation.

Undvik att

  • Gör inte för mycket arbete från början, som att förbereda för många attribut, eftersom saker förändras och utvecklas under arbetets gång.
  • Underskatta inte behovet av information och kommunikation. Det är till exempel viktigt att de som ska informera föräldrar är fullt insatta och kan svara på frågor om till exempel säkerhet.
  • Vara för försiktig. För att lyckas behöver man våga ta klivet!